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数字档案信息化建设的重要性

来源:黑河市职业技术教育中心学校  作者:赵黎  2017年10月29日  阅:  字体:

  随着档案管理工作逐渐得到重视,我国档案事业的发展水平也有了重大的提高,尤其是在与信息技术相结合之后,档案管理在工作效率与工作质量方面都有了重大明显的进步。对于档案管理来说必须要迎合社会的需求,做到从手工方式向现代管理方式的转变,将科学技术的成果应用于生活实践之中,方便我们的工作。我们应该有效利用数字化档案对于整个信息化档案管理工程的建设,尤其是在信息化建设高速发展的今天,对于档案管理人员来说更加应该学会利用数字档案管理模式解决从前档案管理之中复杂的问题。

  1数字档案在档案信息化建设中的意义

  1.1档案信息化管理的重要意义从前传统的档案管理方式具有一定的局限性,实现档案管理的信息化可以打破以前那种封闭的管理模式,逐渐走向开放,信息化的档案管理模式有助于档案管理部门从具备档案保管与利用的职能向信息采集与服务职能的转变,信息化的档案管理模式可以实现档案信息资源的合理配置与管理。从一个企业的发展来考虑档案的信息化管理,档案是决策与管理的基础依据,当做出一些重大决定时往往都会将档案作为一个参考内容,所以档案对于决策的正确性有很大的影响。实现档案的信息化管理可以做到档案长期有效,还可以实现资源共享,所以实现档案的信息化管理具有重要意义。

  1.2档案管理效率更高传统的档案方式就是从档案的收集、整编开始一直到提供给单位利用都是手工完成的,然而随着社会的发展信息量越来越大,所以对于档案管理来说难度与复杂性也都有了更大的难度,因此从前的传统管理方式已经不再适用。如今的数字档案促进了档案信息化的发展,实现了档案管理的自动化与网络化,不再像从前那样每次使用档案都要有很多的程序,实现信息化档案管理之后只需要一次录入档案,便可以多次使用,信息化管理的最大优点就是档案共享,大大的提高了工作效率。其次,对档案的检索与查询也更加方便,在查询时有多种方式可以选择,查询者可以根据自己的要求选择组合查询、分类查询、模糊查询的查询方式,很大程度的减轻了工作人员的负担。数字档案在档案信息化建设中发挥了重要作用,通过计算机对档案进行管理,不仅为工作带来了便利性,而且还可以自动产生催还记录,可以有效解决借阅者逾期不还的问题。

  2数字档案在档案信息化建设中存在的问题

  2.1档案信息未能全面实现资源共享人们对于所需要信息的要求是全面、快速、标准、有效,但是在实际中却存在一些问题导致档案的横向联系堵塞,由于系统之间的沟通比较少,所以也就没有统一的规范,直接导致档案信息交流存在一定的困难。面对这种问题必须加强档案之间的横向交流,对于信息化建设之中涉及到的相关标准要经过共同的研究进行制定,多方面采取意见,并且尊重大家提出的建议,主要规范档案管理过程中责任者的行为。根据所指定的标准统一实施,使网络化的信息资源最终形成一个信息系统,实现档案信息资源共享。

  2.2数字化档案管理标准规范性不够随着档案管理的信息化程度逐渐加深,信息化各为其政、各取所需,没有形成一个完整的统筹局面,对于档案的管理工作不能做到全面考虑,导致很多数字档案在信息化时都是走一步算一步,并没有长远的计划,档案管理人员针对档案之中存在的问题往往都是采取边发现边解决的方式,信息化建设没有统一的标准。另外,由于档案管理的不规范,造成使用格式与数据都不统一,影响信息的接收与传送。

  3解决数字档案在档案信息化建设中存在问题的建议

  3.1调整馆藏机构推动数字化档案建设发展由于一直以来对于档案的管理都不受重视,所以发展受到了很大的影响,关于档案的保存也一直沿用传统的方式,但是对于当今社会来说信息量大并且信息复杂性大,所以从前传统的档案管理方式已经不再适用。必须根据社会的需求以及各个行业对于档案管理的需求进行档案管的结构调整,推动数字化档案建设的发展,利用科学技术的成果对档案管理进行信息化建设。与传统档案管理的模式相比,数字档案馆的功能更加强大、服务手段更加全面、并且对于信息的处理质量也要好很多,最重要的是对于信息的管理以及调用等效率都更高。进行数字化档案馆的建设可以打破使用者与档案之间时间与空间的限制,在索取信息时可以更加快速方便的找到所需要的信息。总之,调整馆藏机构推动数字化档案建设的发展可以实现信息的共享,在进行信息化管理之后不仅可以获取自身档案馆的馆藏信息还可以获取网络中大量信息,对于信息的获取更加方便。

  3.2重视档案信息化与法制化建设为了规范档案的信息化管理,应该根据相关的规章制度要求加快档案法制的信息化建设,以实际之中所遇到的情况作为依据,参考群众的建议制定电子文件与规章制度,利用具有强制性的规章制度作为约束机制,从而提高信息化的建设水平。另外,还有宣传与档案相关的一些重要信息,完善档案管理的标准体系,在档案管理部门的员工应该认真学习并且熟知档案管理局制定的信息化标准,从而提高档案部门内部对于档案管理的重视。另外,档案管理局所制定的标准只是一个依据,在实际中对于档案档案管理的要求还应该以实际工作情况为主,结合部门本身的特点制定适合自身运行的制度。通过逐级的发展使我国档案管理法制性越来越高,使档案的发展更加迎合社会,促进我国信息化管理体制的发展,使其不断走向国际。

  3.3重视信息化人才的培养对于档案的信息化管理来说不仅要具备充足的档案管理知识,还要熟知计算机以及所使用软件的操作方法与结构,并且对于现代化技术也要有所了解。所以档案部门应该建立一支技术能力与职业素质兼备的信息化队伍,档案部门可以通过对内部工作人员定期进行培训的法师提高他们对信息化处理的工作能力,还可以通过引进新型设备是方式增强本身的硬件实力。

  4结论

  档案的信息化管理是档案发展的必然趋势,数字档案在档案信息化管理中的应用对信息化管理起到了推进的作用。面对在信息化管理之中存在的一些问题,为了提高档案管理的质量,应该采取有效的方式及时解决,调整馆藏结构推动数字化档案的发展、重视档案的信息化与法制化建设以及重视信息化人才的培养,都是目前所必须采取的策略。


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