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浅谈档案信息化建设的意义

来源:桐庐新闻网  作者:佚名  2017年10月29日  阅:  字体:

  随着“数字化社会”、“数字化城市”时代的来临,档案信息化建设也步入了快速通道。管理微机化、馆藏数字化、信息共享化,已成为当今档案工作发展的趋势。

  一、档案信息化建设的必要性

  (一)形势发展需要。21世纪是信息化的时代,档案也是信息时代的重要组成部分,数字化是档案信息化的重要手段。档案馆是保管和提供利用档案信息的职能部门,是最有实用价值的信息资源库,这就要求档案工作在收集、保管、保护和利用手段等方面做出调整,能够更好地去适应社会发展的形式。

  (二)档案安全保障。传统载体档案在数字化后,将来的整理、编目、统计、查阅、编研、开发等各项工作,都可不再动用档案,并可对档案进行封存管理,从而大大减少了对档案的各种人为损害或自然侵害,大大提高档案的安全系数,从而保障档案实体的安全。

  (三)社会需求强烈。人们的时间意识越来越强,领导做出重大决策需要迅速、准确;各职能部门工作查考要求快速及时;社会广大公众对档案信息需求量不断增加,如婚姻档案、退休职工档案等等。而且偏远农村的群众来县城查档十分不便,费时又费力。县档案馆在开通了县乡异地查档功能后,乡镇的群众不用跑县城,直接可以在本乡镇查阅档案,充分发挥了档案信息化作用,极大方便了市民查档。

  二、档案信息化建设的核心是档案数字化

  (一)数字化工作为档案信息化提供数据生命。对于档案信息化来说,数据就是一切,就是档案信息化的生命,而档案数字化工作就是产生档案数据的必要手段。以县档案局为例,早在2009年底就启动了数字档案馆项目,陆续通过数字档案馆软件、硬件项目以及档案数字化扫描项目的建设,建立数字档案馆管理系统(包含数字档案室系统),同时投入大量人力、物力积极开展档案数字化工作,并在档案数字化过程中,严格按档案信息数字化的三原则:规范性原则、安全性原则、效益性原则,严把质量关对馆藏档案进行全文信息的数字化扫描工作,用了3年时间完成县档案馆所有馆藏档案约30万卷(件)的数字化工作,为档案的保存和开发利用打下了扎实的基础。

  (二)档案数字化是传统档案的一次变革。传统载体档案在数字化的过程中,将会对档案原件进行相应的整理、编目、统计、修复裱糊等各项工作,等于说把原始档案通过技术手段再重新修整了一次,并且在完成数字化以后,可以对原始档案进行封存管理,从而减少对档案的各种人为损害或自然侵害,大大提高档案的安全系数,保障档案的安全。开展档案数字化工作,实质上是向数字化要安全、要效率,用数字化保安全。

  三、档案信息化过程中存在的问题及对策

  (一)档案数字化的标准不统一。档案信息化过程是一个由传统手工操作管理向计算机自动管理转变的一个过程,然而档案的整理、分类、编目等工作仍旧按原本纸质档案手工管理的思维在进行,用这个思维来实现档案的信息化,是有差别的,会造成档案现代化管理上的混乱,尤其是在档案数据库建设上更为明显。有非常多的部门和单位都有本行业的业务系统,产生档案的门类也非常多,比如供电、国土、民政等等,档案整理以及数据库的建设都有自己的行业标准,这就造成综合档案馆的档案管理系统难以很好地兼融这些数据,或者修改、返工,造成人力、物力的大量浪费。

  (二)档案人员队伍急待提高。这可以从两个方面去阐述,一是从事档案数字化加工的企业方面,档案数字化工作实际技术含量不高,可以划归劳动密集型工作,但是某些环节却需要丰富的经验和较高的文化素养,目前进行数字化加工企业的做法大同小异,几乎都是派出一名有经验主管去当地招收一些从业人员来实施档案数字化工作,存在边学习边上岗的工作模式,而且工作报酬也不高,容易离职,在特定环节甚至会出现因文化、专业上的问题而出现差错并忽略过去,这对档案数字化加工企业如何来平衡利润和人员素质将是一个考验。二是各立档单位的档案员队伍,由于基层单位档案员基本都是兼职状态,特别是乡镇(街道)更是由文书兼档案员,人员流动频繁,就造成档案员对基本档案工作的不熟悉,对档案数字化工作更是无从着手,只能依靠中介服务机构来进行档案数字化工作,这对档案事业的发展包括档案安全都是不利的。

  (三)信息安全技术不够完善。知识经济、信息时代的脚步已清晰可闻,新兴的计算机技术的发展更是一日千里。计算机的云计算技术、虚拟化技术、智能化技术等等在档案方面的应用还不够;档案信息安全技术还需要不断完善,各地区安全策略及措施都各自为政,软硬件技术的发展还存在依赖国外技术的现象,这些都影响了档案信息的安全。

  四、对档案信息化中存在问题的对策。

  (一)必须转变观念。把档案信息化工作的思考角度应该由纸质档案手工整理的方向过渡到计算机自动化管理的模式,并加强标准建设,由国家或者省市一级建立一个相对固定的国家级标准的数字库,建设时把按大档案的概念来考虑档号的设置、字段设置、档案的分类等等,把所有档案都纳入到这个标准中来,然后再按专业的档案门类进行细分,这样所有的档案数据都可以非常方便地导入导出,那么市级、省级甚至国家级的大档案中心可以一挥而就。

  (二)着重加强档案队伍建设。要加强档案工作人员的责任心建设、素质培养、安全意识的教育,制定完善的档案管理制度,把各项制度落到实处;要有针对性地对档案数字化加工企业和基层立档单位档案员进行专门的培训,不仅要做好档案实体整理的工作,更要了解档案信息化的过程,了解各种档案新载体的物理性能,掌握基本的网络安全策略和知识;建立现代化档案管理人才的培养制度,培养融档案知识、计算机管理知识、信息安全等知识于一体的高端人才,来引领档案事业的现代化发展。

  (三)加强档案新技术的应用。档案信息技术特别是档案数据库等基础技术,更应该使用自己的技术,把主动权掌握在自己手里,通过对档案中介企业的扶持与引导,使企业能做大做强,进而促使企业投入更大的人力、物力来开发档案新技术,促进档案事业现代化发展。

  档案信息化工作是一个庞大的系统工程,在推进中会遇到各种各样的困难和挑战,面对诸多问题,我们一定要不断探索和研究新方法,分析新形势,解决新问题,加快档案信息化的进程。

  (文章略有删减)


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