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档案信息化建设与档案管理思考

来源:呼和浩特民族学院  作者:韩春荣  2017年10月29日  阅:  字体:

  【摘要】

  随着时代的不断进步信息技术的飞速发展,信息化建设已经逐渐落实到社会建设的各个层面。面对这样的形势,档案管理工作也应当与时俱进,适时的实行信息化建设。鉴于此,本文就当前档案工作的现状,提出档案管理信息化建设基础设施、加强档案信息安全管理、提高档案管理人员素质水平等一些可行的解决策略。

  【关键词】

  档案;信息化建设;档案管理

  在社会发展过程中,对档案的管理一直都是至关重要的工作内容,因为档案作为一种记录资源在必要的时候会起到印鉴的作用。由此可见,档案无论是对历史事件抑或是人经历都有着重要的记录作用,并且也可以为借鉴者提供直观的观摩资料。因此做好档案管理工作就显得十分的必要,然而根据信息化时代的要求,传统的纸质档案由于其保存、保养、管理都存在较大的难度,为了顺应时代的发展需求,适时的实行档案信息化建设就是大势所趋了。鉴于此,本文结合了档案建设中存在的诸多问题,重点探讨了档案信息化建设的策略。

  一、档案管理中存在的问题

  1、缺乏对档案法的认识以及信息化建设意识《档案法》是档案管理工作开展的重要依据,同时也是充分发挥出其效用的基本前提。因此为了确保其在档案管理工作中的效用,所以就有必要加大对《档案法》的宣传力度。就现目前的状况而言,自我国颁布《档案法以来》虽然在取得了一定的效果,但是公众的档案意识并不强烈,并且还存在地域性的差异。除此之外,正是由于档案意识的淡薄,那么自然而然也相应的缺乏档案信息化建设的意识。在档案管理工作,无论是干部还是基层员工都习惯了陈旧的操作办法,因此固步自封不思创新,同时也缺失信息化建设办法的思忖。显然这样的发展状况是极其不利于我国档案信息化建设的,同时也对档案管理工作造成了较大的阻力。

  2、档案信息化建设与管理不够标准在档案管理工作进行中,建立其一套流程清晰、操作办法规范、工作目的明确的管理制度,并贯彻与档案工作之中是确保,档案工作顺利进行的必要前提。诚然在档案信息化建设过程,自然也需要这样的一套科学合理的管理理念去引导工作的开展。但是纵观现目前的档案信息化建设工作,基本上是处于盲目推进的情形,没有科学合理的理论指导,信息系统与管理系统建设不完善抑或契合度较低,同时也没有明确的建设目标。譬如在档案管理系统中,数据储存方式与档案调取的接口就存在明显的差异,这就是导致档案的调取及共享活动被极大的掣肘,面对的这样的情形,档案信息化建设自然也就无从说起。

  3、档案管理人员素质较低如上文阐述的所言,在档案管理工作中,无论是有关干部抑或是基层工作人员,都在一定程度上缺乏档案管理意识。于此同时从事档案管理的工作人员,具备相关职业素养的人员较少,许多人员都存在专业不对口的现象,在这样的情况下。工作人员的职业能力自然是不能得到保证,而职业能力的参差不齐,很大程度上也影响员工与员工,部门与部门的契合,这无疑对档案信息化建设造成了极大的挑战。

  二、档案信息化建设策略

  1、加大培训,提高档案意识在档案信息化建设中,首先就应该培养起员工的档案意识,要达到这样的效果首先就应该加大对员工的培训,也只有这样才能够有效的培养起档案意识,并且在这样意识的驱使下,激发出员工的创新意识,以此使之在档案信息化建设中积极的献言献策。由此可见,对员工档案意识的培养是确保档案信息化建设成功进行的前提。

  2、加强干部队伍的建设俗话说上行下效,在档案管理部门中,有关干部的素质在很大程度上决定着管理力度的强弱与管理工作的效率。因此为了更好的做好档案信息化建设工作,首先就必须要加强干部的素质。而如何提高干部的素质呢?主要可以从以下两个方面入手:(1)组织学习法律法规在档案管理信息化建设过程中,执法人员最基本的素质就是了解法律法规,因为只有在这个前提之下,工作人员才能够依法办事。最为执法队伍中的干部就更应该对法律法规了解透彻了。因此做好干部法律知识培训工作大有必要。(2)让干到工作中去提升自己档案信息化建设工作是需要实事求是的,而在实际工作中许多干部同志不愿意到进行考察调研,而是愿意在办公室进行调遣,这样的行为既不利管理工作的正确实施,也不利于干部同志提高自身的能力,因此要极力改正此现象。

  3、完善档案管理信息化建设基础设施为了确保档案管理的合理性与科学性,首先就应该落脚于对其基础设计的建设,如对档案管理室配置专业的扫描仪、数码相机、自动密集架等设施都是十分有必要的。并且为了保证档案信息化建设的的数字化水平,从而实现大数据的存贮功能,也应该置办具有较高数据处理能力的设备。除此之外,为了了确保档案管理的便捷性,也应该完善档案管理的的信息系统,如信息化验证系统、智能化归类系统、自动存档归档系统等。除此之外,为了系统的完善性,也可以构建先关的子系统,使总系统与子系统良好的契合,以此满足档案信息的收集、分类、存储、查阅等功能。

  4、加强档案信息安全管理在档案信息化建设过程中,我们同样也不不能忽视,信息安全系统的建设,因为在错综复杂的网络世界中,信息安全的可控性会受到极大的挑战。因此档案信息的安全性,是一个值得重视的问题,其中对原始文件内容的保护,应该遵循不可随意篡改的安全要求,因此保证档案信息的安全性与完整性。为了达到这样的要求,就应该加强信息安全的建设,如加强保密工作构建牢靠的防火墙,适当的运用网管技术。这样才能够有效的地域网络黑客的攻击,以此保证档案的安全性。除此之外,为了进一步确保档案信息的安全性,还应该设置有关的密码设置和访问权限,可以采取指纹认证、数字签名等保密技术。与此同时,科学的备份是确保文件丢失的有效措施,因此在档案信息化建设中也是不可忽视的。

  三、结言

  一言以蔽之,在如今的信息化时代的要求下,如何加强档案信息化建设是档案管理人员应该注重的问题。为了信息化建设工作的顺利展开,首先就应该确保工作人员的档案意识,以及培养起能力较大的干部队伍,从而过渡到档案信息化基础设施的建设,和信息安全的建设工作中,最终确保档案信息化建设的顺利进行。

  【参考文献】

  [1]胡琼.浅谈提高档案管理科学化水平的有效途径[J].中国科教创新导刊,2014,10(07):162-163.

  [2]王晶,李晓华.档案管理工作必须为档案信息资源的开发和利用服务[J].黑龙江科技信息,2010,04(11):208-209.

  [3]安小辉.论档案信息化管理的重要性[J].齐齐哈尔大学学报(哲学社会科学版),2010,22(01):114-115.

  作者:韩春荣 单位:呼和浩特民族学院

  档案信息化建设与档案管理思考责任编辑:杨雪 ? ?阅读:382人次

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