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浅谈档案信息化建设

来源:中国档案资讯网  作者:许祥生  2017年10月29日  阅:  字体:

  档案信息化是国家信息化战略在档案领域的具体体现,是档案事业发展的战略目标。采用现代化信息技术改造传统档案业务,不断适应数字环境下档案活动的发展变化、提升档案管理水平和服务效率,最大限度地满足社会档案需求,是档案信息化工程建设的主要目的。

档案信息化建设内容十分丰富。档案信息化工程建设包括基础设施建设、信息资源建设(档案目录数据库建设、电子文件归档与管理、档案数字化)、应用系统建设(档案管理系统建设、电子文件中心建设、档案网站建设、数字档案馆)、标准规范建设、人才队伍建设、安全保障建设等硬、软件系统工程建设。

  长江中游水文水资源勘测局是国家二级科技事业单位档案管理单位。其档案管理工作在贯彻《ISO 9000质量管理体系标准》工作推动下,基础设施的硬件工程建设,法律、法规的贯彻落实、管理制度建设、人员培训等软件工程建设都得到了实质性加强和提升。

  长江水文在实现水位、降水量信息采集自动化、信息固态存储记录,各项水文要素测验、分析、计算、报讯至水文资料整编成果,河道测绘工作的导航定位、测量资料记录、分析、整理、成图至项目全套成果,全自动水质监测、分析至成果报告,各职能部门办公自动化形成的管理文件,历年水文年鉴录入数据库、历年河道测绘底图数字化等工作,为档案信息资源建设积累了丰富的数字化信息,为档案信息化建设奠定了基础。《科怡》档案管理系统的应用,促使档案信息化建设迈上了新台阶。

  信息化的难点在于信息的收集和保存。随着物联网和云计算技术在水文工作领域的应用和发展,将为水文信息的采集、存储开辟新途径。不断研发、实现新科技在水文科研、生产领域拓展应用后的水文信息转换和管理,形成分别满足水利水电规划、设计、建设,防汛抗旱专业应用及社会不同部门、不同层次需要的科技档案,防止电子文件因生成环境改变而导致文件信息失真和处理、利用上的困难等问题发生,为档案信息化建设的深入开展提出了新课题。

  档案信息化的核心是电子文件的管理。目前我局使用的仪器设备系列、型号多种多样:水文测验、河道测绘、水质监测三大产品的不同测验项目所使用的仪器设备,既有欧、美、日本、澳大利亚等不同国家的产品,也有南京、重庆水文仪器厂及长江水文科研所等厂家的产品,不同仪器设备对信息的采集、记录、传输、存储方式各异。信息采集、记录的复杂性和载体的不稳定性,电子文件易发生改变和丢失的特性,文件内容与表达内容的数字代码之间、数字代码序列与其存储载体之间不具有固定关系、电子文件依赖生成技术环境的特点,维护电子文件的真实性、信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性,使电子文件的管理成为档案信息化建设的核心。做好电子文件的管理工作是确保档案信息化建设成就的关键。

  档案事业的发展和腾飞,既要依靠科学技术的发展进步,又要依靠高素质管理的人才队伍。

档案信息化是网络化、数字化、规范化的总成,涉及档案管理、电子信息、网络技术等专业综合技术。反思我们的档案信息化工作,我们深感:在进行档案信息化建设中必须注重软硬件工程建设并举;注重档案科技发展规划和实现规划措施的落实;加强档案科技发展工作、促进档案事业发展和腾飞,需要大力加强电子信息资源及信息化建设管理复合型人才培养,建设高素质档案管理队伍。

  目前,长江水文的档案管理人员,绝大多数为非档案专业的转行人员。虽然他们有从事专业工作的丰富经验,对接收和审查入档资料、保证归档资料的系统、完整以及在提供快捷、满意服务等传统档案业务工作中起到了积极作用,但受档案工作科学化、正规化、信息化认知缺陷及档案管理专业理论水平不高所限,特别是缺乏对档案信息化工程建设总体及实践过程的真正理解,思想观念转变滞后于科技发展,致使档案信息化建设工作尚不够深入,客观上影响了档案信息化建设工程总体进程、效率和档案信息化成果的利用。改变档案管理人员构成、建设高素质复合型管理人才队伍,是促进档案信息化建设工程的重要举措。

  我们要以党的十八大精神为指导,认真落实《档案法》等有关法律、法规及管理制度,推进依法治档、加强档案管理工作,深刻认识加强档案科技发展、档案信息化建设、档案管理队伍建设及不断提高档案管理人员素质的重要性、必要性和紧迫性,以只争朝夕的态度和执行力,打造档案信息化工作深入开展的坚实基础、注入持续发展动力,用我们的知识、智慧和辛勤劳动促进档案事业健康发展,让档案事业在东方飞扬。(编辑:窦尉)


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