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杨冬权:怎样引领档案工作新常态

来源:中国档案报  作者:佚名  2017年10月29日  阅:  字体:

  以中办、国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》发布为标志,我国档案工作已进入一个与以往有很多不同、当前已不可逆转、今后还将较稳定持续一个时期的档案工作新常态。目前和今后最为重要的是:我们必须不断地正确引领这一新常态。

  怎样引领档案工作新常态呢?引领新常态须有新思维。各级档案工作者,应逐渐具有以下几种新的思维、新的意识。

  第一,要有战略思维,勇于并善于开辟档案工作的战略新疆域。

  要放开眼界,经常地、不断地关注与档案工作有关的新的各个方面。

  一要关注新的档案形成者,将其纳入监督、指导、服务范围。随着经济社会发展的不断深入和深化,新的档案形成者即新的形成档案的单位和个人层出不穷,如新的机关、企业、社团、家庭、个人不断产生。对这些新的档案形成者,需要建立档案的,要及时指导其建立档案;需要提供各方面支持或服务的,要及时提供支持或服务;需要纳入法律监督范围的,还要纳入并开展监督。

  二要关注新的专业档案,将其纳入管理范围。近两年召开的党的十八届三中和四中全会,都提出要建立各种新的“记录”,这些“记录”,实即档案。今后,各种前所未有的新的“记录”,即各种新的专业档案还会不断产生,我们必须经常关注,及时把它们纳入归档、接收和管理范围,并同有关部门共同制定管理办法,对这些新的专业档案的归档、接收、管理等加以规范。

  三要关注新的档案载体,将其纳入管理范围。随着信息技术的日新月异,各种新的档案载体不断出现,如电子档案、音频档案、视频档案、三维图纸等目前已经出现的新的档案载体,还有各种今后还将会不断出现的更新的档案载体,我们都应该随时关注它们,一旦出现,只要内容应该归档,就及时管理它们、规范它们。过去已有的档案载体,我们已有制度和办法加以有效管理了,不会缺失;但对新的档案载体,我们往往还没有意识到其存在,更没有相关的制度、办法去管理,因而容易忽视、容易成为管理盲区,所以更要加以注意,否则就会导致新载体档案散失。

  四要关注新的档案利用人群,开辟新的档案利用领域。这些年,新的档案利用人群不断形成,但是我们关注得还不够。

  比如:省以下各级行政服务中心(或市民服务中心)的服务对象,实际上主要也是档案利用人群。2014年,我先后考察过福建厦门市行政服务中心和广东中山市一些乡镇、村或社区的服务中心,发现他们的服务内容主要有两项,一是“利用旧档案”,二是“形成新档案”。因为来服务中心的人,大多是来办各种证明或证件、获取各种凭据的,工作人员一般要调用过去的档案即老的“底子”,为他们出具各种新的证明、证件等凭据,从而又形成新的“底子”。服务的过程和内容,基本就是这样利用旧档案,形成新档案。所以,我初步判断:各级行政服务中心为服务对象办证的过程,就是利用档案的过程;各级行政服务中心的服务对象,也是档案利用的人群。过去,还没有人做出过上述这一判断,还没有人注意到来各级行政服务中心的人是档案利用人群,更没有把这些人群纳入档案利用的统计范围。据了解,这一人群为数很大,全国每年总计应该超过1亿人次。因为仅厦门市行政服务中心这一个单位,每天接待就达1万人次左右。这是一个很大的数量,至少将超过目前当地已纳入本级档案利用统计范围的档案馆和档案室利用档案、资料及政府公开信息人次之总和。对于这一新近兴起的巨大档案利用人群,我们理应迅速予以关注,研究他们利用档案的内容、特点、趋势、存在问题等,以求改进服务,并调整改进我们今后档案的归档、收集范围;同时也要研究并及时设立相应的统计指标或统计项目,把他们纳入档案利用的统计范围。因为目前还完全没有纳入。

  再比如,网络的利用人群、电视的利用人群,数量更是巨大。近几年国家档案局发布的档案专题网络视频、拍摄的档案文献电视片,每部的观众总人次都数以亿计。目前,我国每年通过网络或电视等新型大众传媒接受档案利用的人次,肯定要大大超过到各级档案馆和档案室利用档案的人次。对这些潜力巨大的档案利用人群,我们至今还缺少研究,同时也没有纳入档案利用的统计范围。今后,我们也应该关注这些人对档案利用的反应,研究他们对档案内容的喜好、对档案利用方式的喜好等,以便今后针对他们的喜好去开发档案;同时也应该尽快研究并设立相应的统计指标或统计项目,把他们纳入档案利用的统计范围。

  特别要指出的是:把各级行政服务中心的服务对象、把通过网络和电视利用档案的人群,纳入档案利用的统计范围,是一件对档案工作意义重大的事。因为纳入以后,每年全国档案的利用人次、件次、利用率、利用效益等都将大大增加,从而更加实际、更加准确、更加客观地反映出我国档案的利用价值、档案工作的作用与地位、档案工作对经济社会发展的贡献等,大大增加档案的利用价值和利用效益,提高档案工作对经济社会发展的贡献率,增强档案工作者的信心和工作动力,加大领导和社会对档案工作的重视支持,从而改善档案事业发展的社会环境。

  又比如:随着党和政府各项新的政策法规的实施,今后每年都会不断有一些新的人群,需要利用某方面的专业档案。这就像过去国家对新中国成立后水库移民后期扶持政策出台,导致大批水库移民集中利用移民档案,或者像今年国家对所有抗战老兵予以慰问,导致大批抗战老兵及其家属集中查阅抗战档案等一样。所以,各级档案馆和档案室要每年不断关注上级和本级新出台的政策法规,关注由此将会引来的新的档案利用人群,准备好提供利用相关的专业档案。

  五要关注新的档案工作合作者,吸收更多人参与、支持档案工作。新的档案工作合作者,既可以是教育部门、宣传部门、党委、工会、群团、党史、方志等各个专业主管部门,也可以是企业、科研单位、宣传媒体,还可以是民间收藏家、档案工作志愿者等。他们都有条件或可能从各个方面与档案部门合作。我们必须打开视野,随时关注他们、利用他们,积极并善于同他们合作,借用他们的力量或平台,搞好档案工作。古人说,“君子善假于物”,也就是说,智者善于借用外力。任何部门、任何单位、任何个人,仅凭单打独斗,难成大的气候。档案部门作为弱势部门,必须善于借船出海,借梯上楼,乘风而上,这样才能事半功倍,以一当十,大踏步前进。

  六要积极应用新的档案传播方式。对当今不断出现的各种新的档案传播方式,如计算机网络、手机、客户端等大众传播媒体,档案部门要积极运用。为此,要积极把传统载体档案数字化,以便与这些新媒体对接。

  七要积极应用新的档案存储载体。信息技术不断催生出各种新的存储密度越来越大、安全系数越来越高的档案存储载体,档案部门必须积极应用这些新的、性能更好的档案存储载体,来对传统载体档案进行备份。

  八要积极应用新的档案保护技术和管理方法。无论是本单位还是外单位发明、应用的,无论是档案系统还是其他系统发明、应用的,无论是国内还是国外发明、应用的档案保护技术和管理方法,只要适用和有利于本单位的档案工作,各级档案部门都应该积极应用,只有这样,才能不断推进档案工作有新的变化、新的水平,出新的面貌。

  第二,要有先行思维,先行介入,先行服务,当先行者。

  一要转变传统的“末位”观念,树立“先行”意识。长期以来,不论是非档案工作者,还是专业档案工作者,都认为档案工作是处于各项工作末端的,不管哪项工作,前边各个环节都不是档案工作,最后一个环节才是把前边各个环节中形成的文件材料收集归档,归档完毕,这项工作也就全部结束了。因此,通常在所有人的意识中,包括在我自己的意识中,都认为档案工作是“收口”的工作,是处于“末位”“末尾”“末端”的工作,是各项工作的“收容队”。但两年前我听说的一件事,第一次改变了我的这一意识。2013年,有人向我介绍说:党的十八大的筹备工作,档案工作走在最前边。筹备工作的第一个环节,是查阅以前几届党代会的档案,了解党代会筹备组的有关情况。档案部门把上一届党代会的有关档案全部复印装订成册,供筹备人员使用。我听了以后,当即感到:档案工作既是上一件事情的“末端”,又是下一件同类事情的“开端”。之后,我又在别的不同的地方反复发现了同样的情况。如在一个地铁建设公司发现,该公司每承建一个新的地铁建设项目,都把此前已建好项目的设计档案、施工档案、工程管理档案等拿来,取其适用者套用之,不适用者改进之,从而制定出新的设计、施工、管理等方案。又如,在一个水电站建设公司发现,该公司每新建一个水电站,都把已建好水电站中最成功或与之最相近的项目的设计档案、施工档案、工程管理档案等拿来套用和改进。在以上这些单位,已竣工工程的档案,成为新开工工程套用的“模板”;新开工工程的第一件事,是复制相关档案作为参考。后来我发现,自己经历过的许多事情,实际都是如此。比如:每当启动4年一次的表彰先进工作,第一件事总是把上一次的有关档案先调出来,仿照上一次的“成例”起草这一次的有关方案和文件;每当制定“五年规划”,第一件事总是从档案里把上一个“五年规划”找出来,看上一次规划中写了什么,哪些已实现,哪些尚未实现;就连每年召开全国档案局馆长会议前起草向上级的请示,自己也通常会把去年的请示从档案中调出来,参考一下,行话叫“套模子”。可能不光是我,其他人如果稍微留心一下,就会发现有过同样的情况。更进一步,如果翻开历史档案看,历史上这种“套模子”的事比比皆是,无处不有。在清代档案里,每当外国使臣来中国进贡,接待部门总是先查阅过去的档案


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