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强化档案管理 增强服务意识

来源:宁波市国土资源局  作者:佚名  2017年10月29日  阅:  字体:

  宁波市国土资源局综合档案室成立于1989年。二十多年来我局综合档案管理工作紧紧围绕局国土资源中心工作,本着“依法治档、管理创优、利用创效”的档案工作目标,坚持把依法治档、服务国土资源工作作为搞好档案工作的核心来抓,健全档案机构和组织,完善档案规章制度,实现档案管理现代化,努力开发利用档案信息资源。我局综合档案管理工作于1991年7月达到了市二级管理标准,1997年4月达到了市一级管理标准,1999年1月达到了省二级管理标准,2001年1月达到了省一级管理标准,2006年12月又顺利通过省一级复查认定验收。2010年度被批准为“浙江省规范化数字档案室”。

  一、综合档案室库藏档案基本情况

  我局综合档案室库藏档案分为A(综合类)、B(计划财务类)、C(地籍管理类)、D(土地利用规划类)、E(建设用地类)、F(国土资源监察类)、G(国土资源宣教、科技、信息类)、H(电子、声像材料类)、I(地质、地矿管理类)九大类。截止2010年底,A(综合类)16811卷(件)、B(计划财务类)2224卷、C(地籍管理类)38651卷、D(土地利用规划类)1322卷、E(建设用地类)16759卷、F(国土资源监察类)735卷、G(国土资源宣教、科技、信息类)34卷、H(电子、声像材料类)802张、I(地质、地矿管理类)2291卷。

  二、综合档案管理工作主要做法

  (一)加强领导,狠抓落实,不断提高档案组织管理

  我局从档案利用的实践中充分认识到档案管理工作的重要地位和作用,为此,局党委高度重视档案管理工作,把档案管理工作作为提高机关工作效率和工作质量,搞好国土资源工作的一项重要内容来抓。通过几年的努力,全体干部职工档案管理意识得以提升,档案管理体制得以健全,档案管理制度日趋严谨,使全局的档案管理工作取得了长足的进展。

  一是加强档案工作的组织领导。针对前几年我市国土资源系统组织机构和人员变动较为频繁的实际情况,我们及时调整和充实档案管理工作的领导力量和组织机构。局成立了由副局长挂帅、办公室主任分管,信息中心主任亲自抓的档案工作领导(鉴定)小组。配备了专职档案管理员,明确了分管领导、责任部门和工作人员,对本系统的档案工作履行监督、检查和指导的职责,并坚持将档案工作纳入领导议事日程,每年年初由分管负责人提出具体工作任务,党委集体研究解决工作中的实际问题,与其它业务工作一起部署、一起检查、一起考核,确保了档案工作各项管理措施的落实到位。

  二是积极推进队伍建设。我局在编制十分紧张的情况下,为综合档案室配备了专职档案管理人员2名(副研究馆员和助理馆员),另又聘用编制外档案人员3人,局各处(室、局)都调配了思想素质、文化素质较高,热爱档案事业的同志从事兼职档案工作,形成了以市局综合档案室为龙头的档案管理网络,在档案管理体制上实现了规范化管理。另一方面,我局还特别注重档案人员业务素质的提高,局里采取定期组织岗位培训,选送档案人员参加档案部门组织的专业培训,不断提高档案队伍的专业技术素质和整体管理水平。

  三是强化责任意识。近年来,每年我局都通过多种形式学习宣传《 档案法》及上级业务主管部门、档案部门的有关规定,使全局干部职工和档案工作人员充分认识到档案工作既是对历史负责、为现实服务、替未来着想的重要事业,也是适应社会主义市场经济形势发展变化的一项重要的系统工程。在实际工作中,我局把一年一度的档案归档工作变为日常工作,从而避免了以往年终突击整理档案的被动局面,有效提升了干部职工管理档案的责任意识,档案工作也更加贴近实际。各部门领导也非常重视档案管理工作,档案工作成为在整个国土资源工作中的一部分。

  四是完善制度建设。为保证全系统档案工作的正常运转并形成良性循环,我们先后制定了《综合档案室工作职责》、《 档案利用制度》、《阅文制度》、《库房管理制度》、《各类文件归档制度》、《档案查阅暂行规定》、《归档范围、分类方案及保管期限表》等一系列规章制度,从档案的收集、整理、立卷归档,保管、统计、借阅、利用以及安全、保密等各个环节均建立健全了完备的制度及措施,并将制度的落实情况纳入档案工作人员岗位责任进行考核,进一步规范了档案工作行为,使依法治档工作纳入了法制化的管理轨道;在完善档案室各项工作制度和档案管理制度的基础上,我们还根据社会经济和国土资源事业发展的需求,积极做好档案利用等制度的完善工作,加强日常档案库房的“四防”管理和利用管理,提高了档案的社会价值。

  (二)强健基础,狠抓规范,不断巩固档案业务建设

  一是把好收集归档关。按照修订后的档案管理制度,各处室都明确了档案收集归档的范围和责任,各负其责收集相关档案,并按要求及时移交综合档案室。局综合档案室对照标准逐次逐条对以前进库的档案进行了审查,尤其是在案卷规范上,组织人员集中力量对库藏全部档案逐卷逐条地进行检查和对照,将原有不规范的案卷全部打散后进行重新整理、分类、组卷、编目和装订,对案卷中极个别有不规范的文件材料,及时进行补签和抢救。保证了案卷的质量,确保了入库档案的齐全完整和规范。

  二是把好档案整理关。在档案整理过程中,我们严格按照省、市档案局的有关规定和我局制订的档案管理制度要求,对各种门类和载体的档案进行了科学分类。实现了综合档案管理工作现代化、整理规范化、排列标准化、检索科学化。

  三是把好档案保管关。综合档案室始终坚持做好库房温湿度记录,及时进行降温和除湿操作,坚持做好库房卫生,库房装具摆放整齐有序,库房内无霉变、虫咬和乱堆放杂物等现象,入库档案保管齐全完整,未出现丢失和损毁等现象。

  四是加强档案管理现代化建设。随着现代信息技术的发展,以往的档案管理手段显得相对滞后。如何将档案管理融入现代化科技之中,发挥科技优势,更快、更便捷地搞好档案服务,是我们面对的紧迫问题。我们以信息管理为突破,开发了国土资源档案信息系统,对历年来的各类档案共7万多卷(件)进行了纸质扫描,并按照分类号、主题词、形成时间等输入档案信息系统进行统一管理。通过建立文档一体化计算机管理,将各类文书的收发、登记、运转、承办、借阅以及文件的收集、整理、立卷和归档等工作与档案管理、提供利用相互衔接,形成了一个有序的整体。目前,我们己经建立档案数据库,完成了电子影像的档案管理系统开发和应用,初步建成了数字化档案室,真正做到档案信息的远程传输和资源共享。


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