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做好档案管理工作的几点认识

来源:菏泽日报  作者:刘冬华  2017年10月29日  阅:  字体:

  档案管理工作承担着客观记载各类单位及个人演变成长历程的重任,在社会发展进程中发挥着非常重要的作用。在信息化高速发展的今天,随着电子档案的诞生,档案存在形式日趋多元化,档案管理工作面临着诸多新情况、新问题,也给管理人员提出了新的更高的要求。如何做好新形势下的档案管理工作,成了摆在各级管理人员面前的一个重要课题,必须引起高度重视和认真思考。通过近年来的学习和实践,我觉得做好档案管理工作应该从以下几个方面入手:

  一、加强组织领导,为档案管理工作提供有力保证

  档案是记载单位及个人发展历史和演变过程的重要载体,同时又涉及到单位和个人保密,因此,必须切实加强对档案管理工作的领导,保证档案管理工作的科学化、规范化。各级各部门应成立专门领导小组,由党、政主要领导任组长,配备专职档案管理人员,具体负责档案的管理工作。同时建立健全档案管理例会工作制度和监督工作制度,定期召开会议听取档案工作汇报,加强对档案管理工作的监管,对档案管理过程中出现的问题及时予以解决,不断提高档案管理工作的整体水平。

  二、探索“统管”模式,推动档案管理健康开展

  鉴于档案管理的复杂性和机密性,对各类人事档案必须实行集中管理、统一存放的管理模式。近年来,因疏于管理而出现的档案丢失或缺损的现象时有发生,给单位和个人造成了不可挽回的损失。为尽可能减少这一现象的发生,我市人社部门积极探索完善企业职工人事档案集中统一管理模式,设立专门档案室,购置全封闭式密集架存放设备,由专职档案管理人员统一立卷、统一归档、统一整理、统一保存,形成档案管理“一条线”的管理体系及“统抓统管”的工作格局,有效保证了档案管理工作的健康开展。

  三、健全规章制度,促进档案管理工作规范化

  为切实做好各类档案的管理工作,保证档案的完整性、真实性和保密性,必须结合本单位的工作实际和自身特点,在严格遵守《中华人民共和国档案法》的前提下,建立健全各种规章制度,如:《档案管理工作标准》、《档案保密制度》、《档案收集归档工作制度》、《音像及图片档案管理规程》、《档案查阅制度》及《档案管理员岗位工作责任制》等。这些制度的建立,能够有效地规范各类档案的管理工作,使档案的收集、整理、归档、保存工作有章可循,促进档案管理工作规范化,同时也使档案管理人员更加明确自身的职责,切实增强工作责任感。

  四、注重培训学习,提高档案管理人员综合素质

  为提高档案管理工作人员的业务水平,增强其实际工作能力,在日常工作中,还应该采取多种形式,加强对档案管理人员的培训,如定期参加档案管理培训班、组织档案工作研讨活动等,鼓励其钻研业务,学习新知识,掌握新本领,提高政治思想觉悟、业务水平和对做好档案工作的认识。注重档案管理工作人员“一专多能”综合素质的培养,加强管理人员对摄像、摄影、计算机操作等数码科技知识的培训学习,以更好地完成图片、影像等电子档案的整理和保存工作。

  五、改善基础设施,确保档案管理安全有序

  不断加大对档案管理工作的经费投入,改善档案管理基础设施,保证档案管理工作的正常办公需要,实现库房、阅文、办公三分开。库房不仅要满足存放要求,而且要通风良好,还要配备足够的档案柜以及专门的灭火器材、防蛀、防霉用品和切刀、打孔机等专门的纸质档案整理工具,同时还要购置数码照相机、移动硬盘、计算机等设备,建立档案管理电子系统,安装档案室监控设备,满足各类档案安全保管和方便查阅的需要,切实把档案的保管和保密工作落到实处。

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